Papier(-los)

Zwar hat die Reduktion des Papierverbrauchs einen vergleichsweise geringen Einfluss, jedoch kann diese Maßnahme in jeder Kommune umgesetzt werden ohne größere Aufwendungen. Ihre Verwaltung sollte sich stärker auf die Digitalisierung in allen Bereichen fokussieren. Hierunter fallen insbesondere die E-Akten, die Digitalisierung vom Gemeinderat oder die Kommunikation über Mail und Bürgerportale anstatt über Brief.

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E-Akte: Der Papierverbrauch reduziert sich immens und der Energiebedarf für die Lagerung und den Transport von Akten verringert sich. Die E-Akte hat zudem weitere Vorteile:

• Vorgänge können schneller bearbeitet werden

• Löschfristen werden automatisch erkannt

• Home Office: Der Zugriff auf E-Akten ist von überall aus möglich

(Ab dem 01.01.2026 wird die E-Akte für Behörden und Verwaltungen Pflicht.)

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Kommunikation über Mail: Durch die Kommunikation über Mail wird der Verbrauch an Papier verringert. Jedoch kommt es hier nur durch achtsames absenden von Mails zu weniger CO2 Ausstoß. Das bedeutet keine unwichtigen Mails versenden und die Nachrichten kurz halten durch zum Beispiel das Löschen des Verlaufs.

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Digitalisierung vom Gemeinderat: Durch das Ausstatten der Gemeinderäte mit Tablets oder Laptops (Kauf, Leasing, Miete) wird auf längere Sicht viel Papier und somit CO2 eingespart. Die Einsparung kommt vor allem durch digitale Sitzungsunterlagen als auch einen digitalen HH-Plan. Zudem wird Zeit, Geld und Energie eingespart. Die Gemeinde Markt Schwaben kann hier als Inspiration dienen. Hier bekommen die Gemeinderäte die Sitzungsunterlagen über ein digitales Ratsinformationssystem und jedes Mitglied kann selber entscheiden, ob es sich für die digitale Version entscheidet oder die Unterlagen selber ausdruckt.

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Vermeidung der Doppelablage von Rechnungen, Dokumenten: Eine Ablage bei der richtigen Abteilung genügt oder die Dokumente werden digitalisiert und über Dokumentenmanagementsysteme verwaltet. Dadurch werden zudem viele Prozesse der Verwaltung, wie die Bearbeitung oder die Beseitigung, vereinfacht.

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Wie viel CO2 dadurch eingespart werden kann:

• pro gedruckte Seite: etwa 5g CO2

• 1 Brief: 20g CO2 vs. 1 Mail: 0.3g CO2